Mobiele prikklok: tijdregistratie op smartphone, zonder gps

Wie heeft een mobiele prikklok nodig?

Elke onderneming waarvan de werknemers hun dag niet aan dezelfde deur beginnen:

• Bouw en renovatie: één ploeg per werf, werven die elke week veranderen.
• Schoonmaak: personeel verspreid over verschillende klanten, vaak vroeg of laat op de dag.
• Thuiszorg: prestaties bij de cliënten, zonder gemeenschappelijk kantoor.
• Vertegenwoordigers, technici, koeriers: dagen onderweg.
• Telewerk: een deel van de week buiten de kantoren.

Voor die teams heeft een prikklok aan de muur geen zin: u zou er één per werf moeten plaatsen, of een omweg langs het depot opleggen. Met de verplichte tijdsregistratie die voor 2027 gepland is (zie waar de wet staat), stelt die vraag zich voor veel kmo’s die nooit hebben geprikt.

Vier manieren om buiten een kantoor te prikken

1. De app op de smartphone van de werknemer

De werknemer logt in en prikt met één tik, met de vermelding of hij op de site, in telewerk of onderweg is. Dat is de eenvoudigste oplossing voor verspreide teams. Een webapplicatie die in de browser opent, vermijdt een installatie via een store en heeft nergens anders toegang toe op de telefoon — een belangrijk argument als het om de privésmartphone van de werknemer gaat.

2. De QR-code op de site

Aan de ingang van elke site (werf, klant, depot) hangt een eigen QR-code. De werknemer scant die met zijn telefoon en bevestigt met zijn persoonlijke code. De registratie wordt automatisch aan de juiste site gekoppeld, zonder locatiegegevens te verzamelen. Voor werven is dit het handigste alternatief voor gps.

3. De tablet aan de ingang

Een tablet aan de ingang van een vaste site, waarop iedereen prikt met een code van vier cijfers. Dit is de oplossing voor werknemers zonder smartphone of die hem niet voor het werk willen gebruiken — en één toestel volstaat voor het hele team.

4. Gps: een schijnbaar goed idee

Veel apps registreren de positie bij het prikken, of volgen de verplaatsingen zelfs continu. Juridisch kan dat, maar het is strikt omkaderd: de Gegevensbeschermingsautoriteit eist een duidelijk doel, proportionaliteit en voorafgaande informatie van de werknemers, en continue tracking mag niet dienen om permanent toezicht te houden.

In de praktijk levert gps weinig op: de positie van een telefoon bewijst niet dat er gewerkt is, ze is onnauwkeurig binnenshuis en ze zorgt voor wantrouwen. Om te weten waar iemand geprikt heeft, volstaat een QR-code op de site.

Waarom zonder gps

• Dataminimalisatie: de GDPR vraagt om alleen het noodzakelijke te verzamelen. Voor tijdsregistratie zijn een identiteit en tijdstippen nodig — geen positie.
• Minder verplichtingen: zonder geolocatie hoeft u geen proportionaliteit te verantwoorden of bijkomende regels met de werknemers af te spreken.
• Meer draagvlak: een tool die niemand volgt, wordt makkelijker aanvaard, zeker op een privésmartphone.
• De plaats blijft gekend: via de QR-code van de site, of via de opgegeven modus (op de site, telewerk, onderweg).

Wat de wet zegt voor mobiele teams

De Belgische verplichting om de arbeidstijd te registreren, gepland voor 1 januari 2027, vloeit voort uit het arrest van het Hof van Justitie van de EU van 2019: het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Het hoeft geen fysiek toestel te zijn — een app volstaat.

Rondtrekkende werknemers behoren tot de waarschijnlijke uitzonderingen, maar de lijst ligt nog niet vast. En de meeste zogenaamd “mobiele” teams werken in werkelijkheid op vaste sites tijdens een werf of een prestatie: zij zullen betrokken zijn.

Valkuilen om te vermijden

• Vergeten prikken: dat is onvermijdelijk. Er is een herinnering op het einde van de dag nodig en een correctieprocedure waarbij de werknemer aanvraagt, de verantwoordelijke goedkeurt en alles traceerbaar blijft.
• Onzichtbare correcties: een spreadsheet waarin iedereen een uur wijzigt zonder spoor, wordt niet als betrouwbaar beschouwd. Het oorspronkelijke tijdstip, de wijziging en de auteur moeten raadpleegbaar blijven.
• Een installatie opleggen: een app verplicht installeren op een privételefoon wekt weerstand. Kies voor een webapplicatie, en een tablet voor wie geen smartphone heeft.
• Absolute controle nastreven: geen enkel systeem voorkomt elke fraude, ook gps niet. De QR-code van de site, de persoonlijke code en de traceerbaarheid van correcties volstaan om afwijkingen op te sporen.

Meer lezen

• Verplichte tijdregistratie in België (2027): wat zegt de wet?

Bronnen

• Gegevensbeschermingsautoriteit — “Geolocalisatie”
• Sociale zekerheid — “Checkin@Work”
• Hof van Justitie van de EU — arrest C-55/18 van 14 mei 2019